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Priorisation des tâches : méthodes et conseils
W’iN Coworking vous donne plusieurs méthodes et conseils pour maîtriser l'art de la priorisation des tâches au travail.
Comment prioriser ses tâches au travail ?
La priorisation des tâches est une compétence importante dans le monde professionnel. Elle ne se résume pas à organiser une liste de tâches, mais plutôt à définir ce qui doit être accompli pour maximiser l’efficacité et atteindre les objectifs à long terme. Face à des défis quotidiens et des listes de tâches qui ne cessent de s’allonger, W’iN Coworking vous donne plusieurs conseils pour maîtriser l’art de la priorisation des tâches au travail.
Qu’est-ce que la priorisation des tâches ?
La priorisation des tâches est le processus d’évaluation de l’urgence et de l’importance de chaque tâche. C’est une compétence clé pour tout professionnel. Dans des contextes variés comme la gestion de projets d’entreprise, prioriser efficacement permet de gérer les ressources limitées et de répondre aux urgences tout en progressant vers des objectifs à long terme.
Les méthodes de priorisation des tâches
1. La matrice d'Eisenhower :
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps conçu pour aider à distinguer les tâches urgentes des tâches importantes. Développée par Dwight D. Eisenhower, cette méthode repose sur le principe que les tâches ne sont pas toutes égales en termes d’importance et d’urgence. La matrice est divisée en différentes tâches :
Urgent et important : Ce sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate.
Important mais pas urgent : Ces tâches sont cruciales pour atteindre vos objectifs à long terme, mais elles n’ont pas de deadline immédiate.
Urgent mais pas important : Ce sont les tâches qui semblent urgentes mais qui ne sont pas vraiment importantes pour vos objectifs principaux. Ces activités peuvent souvent être déléguées.
Ni urgent ni important : Ces tâches sont les moins prioritaires et qui pourraient être supprimées.
En utilisant cette matrice, vous pouvez trier efficacement vos tâches et vous concentrer sur ce qui est vraiment important et éviter la procrastination.
2. La méthode “Eat the frog” :
La méthode “Eat the Frog” tire son nom d’une métaphore suggérant qu’en commençant votre journée par la tâche la plus difficile, vous pouvez ensuite aborder le reste de vos activités avec plus de sérénité, sachant que le pire est derrière vous.
L’idée est de s’attaquer en premier à la tâche que vous redoutez le plus, souvent parce qu’elle est complexe ou intimidante. En surmontant cette tâche en premier, vous éliminez une source majeure de stress et gagnez en confiance pour le reste de la journée.
3. La méthode “chunking” :
Le « chunking », ou découpage, est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser de grands projets ou listes de tâches en segments plus petits et plus gérables. Cette technique repose sur l’idée qu’il est plus facile de s’attaquer à des tâches complexes et lourdes en les fractionnant en morceaux moins importants.
L’avantage du « chunking » est double. D’une part, il aide à éviter la procrastination face à des tâches qui semblent insurmontables. D’autre part, il permet de se concentrer pleinement sur une partie du travail à la fois, ce qui peut améliorer la qualité de votre travail et votre productivité. En fin de compte, cette méthode facilite la gestion du temps en rendant les grands projets moins lourds et en structurant votre approche de travail.
4. La méthode ABCDE :
La méthode ABCDE est une technique de gestion du temps qui aide à organiser les tâches en fonction de leur importance. Chaque tâche se voit attribuer une lettre, de A à E, selon son niveau de priorité.
A (Très important) : Ces tâches sont cruciales et doivent être effectuées en priorité. Ne pas les réaliser pourrait avoir des conséquences graves.
B (Important) : Ces tâches sont importantes mais légèrement moins critiques que les tâches A.
C (Moins important) : Tâches qui ont une moindre importance et dont les conséquences de non-réalisation sont limitées.
D (Déléguable) : Tâches qui peuvent être déléguées à quelqu’un d’autre, car elles ne nécessitent pas votre expertise ou attention particulière.
E (Éliminer) : Tâches qui n’ajoutent aucune valeur et peuvent être éliminées de votre liste.
En appliquant cette méthode, vous vous concentrez d’abord sur les tâches les plus importantes, ce qui garantit que votre temps et vos efforts sont utilisés de la manière la plus efficace et productive possible.
5. La méthode MoSCoW :
La méthode MoSCoW est une technique de priorisation des tâches utilisée en gestion de projet pour aider à identifier et à organiser les tâches en fonction de leur importance. L’acronyme MoSCoW se décompose selon les critères suivants :
M (Must have) : Ces tâches sont essentielles et indispensables pour la réalisation du projet.
S (Should have) : Ce sont des tâches importantes mais pas critiques. Elles ajoutent de la valeur au projet mais leur absence ne causera pas son échec.
C (Could have) : Ces tâches sont souhaitables mais pas nécessaires. Elles peuvent être incluses si le temps et les ressources le permettent.
W (Won’t have this time) : Ce sont des tâches qui ne sont pas essentielles au projet et peuvent être repoussées ou éliminées.
Méthodes et conseils pour prioriser ses tâches au travail ! 
Les techniques pratiques pour prioriser les tâches
1. Créer une liste complète
Dans la priorisation des tâches, il est essentiel de créer une liste complète. Cette liste doit englober toutes vos tâches. L’objectif est d’avoir une vision globale de tout ce que vous devez accomplir.
Pour commencer, notez chaque tâche qui vous vient à l’esprit, sans vous soucier de l’ordre ou de la priorité. L’importance de cette étape réside dans le fait de capturer toutes les tâches qui occupent votre esprit pour les rendre tangibles et gérables.
Une fois que vous avez une liste, vous pouvez commencer à organiser et à prioriser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode contribue à réduire le sentiment d’être submergé et à clarifier ce qui doit être fait en priorité.
2. Identifier l’importance et l’urgence :
Une fois que vous avez une liste complète de tâches, l’étape suivante consiste à évaluer chaque tâche en fonction de son importance et de son urgence. Cette évaluation est cruciale pour déterminer l’ordre dans lequel les tâches doivent être abordées.
Pour cela, vous pouvez utiliser une des méthodes de priorisation énumérées précédemment. Déterminer si une tâche est importante, urgente, les deux, ou aucune des deux, vous aidera à planifier votre emploi du temps de manière à consacrer du temps en priorité aux tâches qui sont essentielles à la réussite de vos objectifs et à votre productivité.
3. Gestion des tâches interdépendantes :
Dans de nombreux projets, les tâches sont souvent interdépendantes. Cela signifie que la progression d’une tâche peut dépendre de la réalisation préalable d’une autre. Comprendre et gérer ces interdépendances est important pour une planification et une exécution efficaces.
En gérant efficacement les tâches interdépendantes, vous pouvez garantir que les projets avancent de manière cohérente, en évitant les blocages et les inefficacités potentielles causées par un manque de coordination.
Les conseils pour une gestion efficace du temps
La gestion efficace du temps est cruciale pour réussir à prioriser et à exécuter les tâches. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Utiliser des outils de gestion de tâches : Des outils comme Asana, Trello, ou même un simple agenda peuvent vous aider à organiser visuellement vos tâches et à suivre leur progression. Ces outils de gestion de tâches permettent de planifier, de déléguer, de définir des échéances, et de visualiser l’ensemble de vos projets et tâches quotidiennes.
Rester flexible et adaptable : Même avec une planification minutieuse, des imprévus peuvent survenir. Être flexible et capable de réajuster vos priorités rapidement est essentiel pour gérer efficacement votre temps.
Se concentrer sur une tâche à la fois : Multi-tâches peut sembler efficace, mais souvent, cela diminue la qualité du travail et augmente le stress. Se concentrer sur une tâche à la fois permet de la compléter plus rapidement et avec plus de précision.
